Главная страница / Органы власти / Администрация Кривошеинского района / Инструкция по делопроизводству Администрации Кривошеинского района

Инструкция по делопроизводству Администрации Кривошеинского района

Инструкция по делопроизводству Администрации Кривошеинского района Скачать...

 

РАЗДЕЛ  1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ

 

1. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству Администрации Кривошеинского района (далее - Инструкция) устанавливает в Администрации Кривошеинского района и ее структурных подразделениях, не обладающих правами юридического лица (далее – структурные подразделения Администрации Кривошеинского района) единые правила и порядок работы с организационно-распорядительными документами несекретного характера.

Положения настоящей Инструкции распространяются также на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники.  

Автоматизированные технологии обработки документной информации в Администрации Кривошеинского района должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Составление, оформление и учет документов по финансово-хозяйственной деятельности Администрации Кривошеинского района производятся в порядке, установленном действующим законодательством.

2. Для  целей  настоящей Инструкции  используются  следующие  основные понятия:

документ – зафиксированная  на  материальном  носителе  идентифицируемая информация,  созданная,  полученная  и  сохраняемая  государственным  органом, органом  местного  самоуправления,  юридическим  или  физическим  лицом в  качестве  доказательства  при  подтверждении  правовых  обязательств или деятельности;

входящий  документ – документ,  поступивший  от  государственного  органа, органа местного самоуправления, юридического или физического лица;

исходящий  документ – документ,  предназначенный  для  отправки в  государственный  орган,    орган  местного  самоуправления, юридическому или физическому лицу;

электронный  документ – документированная  информация,  представленная в  электронной  форме,  то  есть  в  виде,  пригодном  для  восприятия  человеком с  использованием  электронных  вычислительных  машин,  а  также  для  передачи по  информационно-телекоммуникационным  сетям  или  обработки в информационных системах;

служебная  записка – документ,  предназначенный  для  деловой  переписки Главы Кривошеинского района (Главы Администрации),  заместителей  Главы Кривошеинского района, управляющего  делами  Администрации Кривошеинского района,  должностных  лиц   Администрации  Кривошеинского района  (далее – записка).  Разновидностями  записки  являются  докладная,  пояснительная, объяснительная записки;

резолюция – письменное  поручение  должностного  лица  по  исполнению документа, данное исполнителю.

Принципы  управления  документами  в  равной  степени  применимы к  различным  видам  документов  (правовые  акты,  письма,  справки,  телеграммы и т.п.) как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

3. Правовой основой Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации и Томской области, а также требования государственных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», положения «Государственной системы документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, Устав муниципального образования Кривошеинский район, решения Думы Кривошеинского района, Регламент работы Администрации Кривошеинского района, а также иные муниципальные правовые акты.

4. Движение  документов  с  момента  их  получения  или  создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Для  учета  и  сопровождения  документов  в  процессе  документооборота в  Администрации Кривошеинского района используется  система  электронного  документооборота  (далее – СЭД).

5. Ответственность за организацию делопроизводства в Администрации Кривошеинского района возлагается на управляющего делами Администрации Кривошеинского района. В структурных подразделениях Администрации Кривошеинского района - на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства.

Контроль за соблюдением в Администрации Кривошеинского района, ее структурных подразделениях требований делопроизводства, методическое руководство по работе с документами, обучение сотрудников возлагается на управляющего делами Администрации Кривошеинского района.

6. Сотрудники,  ответственные  за  делопроизводство,  выполняют  следующие функции:

1) прием и  учет  входящих документов

2) передачу документов руководителю и по его поручению – исполнителям;

3) ознакомление  сотрудников  по  указанию  руководителя  с  поступившими федеральными  законами,  указами  и  распоряжениями  Президента  Российской Федерации,  постановлениями  и  распоряжениями  Правительства  Российской Федерации, актами палат Федерального Собрания Российской Федерации, законами Томской  области,  постановлениями  и  распоряжениями  Губернатора  Томской области,  Администрации  Томской  области,  другими  документами и информационными материалами;

4) оформление  исходящих  документов,  протоколов, поручений  и  т.п.  к  подписи  руководителя и  регистрацию  после подписания в СЭД;

5) регистрацию  и  отправку  подписанных  документов  на  бумажных  носителях

6) ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

7) организацию  справочно-информационной  работы  по  прохождению и  исполнению  документов,  подготовку  для  руководителя  сводок  об  исполненных и находящихся на исполнении документах;

8) разработку  номенклатуры  дел  и  организацию  текущего  хранения документов в соответствии с номенклатурой дел. Индексы дел в номенклатуре дел  необходимо  указывать  с  учетом  раздельной  регистрации  исходящих  документов и служебных записок;

9) формирование,  оформление  и  обеспечение  использования  дел, находящихся  в  делопроизводстве  и  законченных  делопроизводством;  подготовку и передачу дел на архивное хранение управляющему делами Администрации Кривошеинского района.

7. Перед  уходом  в  отпуск  или  выездом  в  командировку  сотрудник Администрации Кривошеинского района  обязан  передать  через  специалиста,  ответственного  за делопроизводство,  находящиеся  у  него  на  исполнении  документы  другим сотрудникам (по согласованию с руководителем), а при  увольнении или переходе на  работу  в  другое  структурное  подразделение  –  сдать  все  числящиеся  за  ним  документы.

8. Информация,  содержащаяся  в  документах  и  их  проектах,  может использоваться  только  в  служебных  целях  и  в  соответствии  с  полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с ней.

Сотрудники Администрации Кривошеинского района несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции,  сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение  служебной информации. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись.

9. При утрате документа сотрудник обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному руководителю и представить письменное объяснение управляющему делами Администрации Кривошеинского района.

10. Передача документов, их копий представителям средств массовой информации, сотрудникам других организаций, а также передача им какой-либо служебной информации осуществляются в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами муниципального образования Кривошеинский район.

11. Работа  с  документами,  содержащими  государственную  тайну, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. 

12. В случаях возникновения вопросов по организации делопроизводства, не предусмотренных настоящей Инструкцией, следует руководствоваться положениями и рекомендациями архивных органов.

 

2. Порядок движения документов

 

Прием, обработка, регистрация и распределение поступившей корреспонденции

13. Прием,  первоначальная  обработка,  регистрация  в  СЭД и  распределение  поступившей  в  Администрацию Кривошеинского района  из  сторонних  организаций  корреспонденции ведется децентрализовано:

- корреспонденция, поступающая в Администрацию Кривошеинского района, за исключением секретной корреспонденции и корреспонденции с грифом «Для служебного пользования» принимается в приемной Администрации Кривошеинского района;

        - секретная корреспонденция и корреспонденция с грифом "Для служебного пользования" – специалистом по мобилизационной работе.

14. При приеме корреспонденции (до ее вскрытия) проверяется возможное наличие посторонних вложений, представляющих какую-либо опасность.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Вручить лично»,  «Документы  на  участие  в  конкурсе»  и  т.п.,  вскрываются.  Пакеты с указанными пометками вскрываются самими адресатами или уполномоченными ими лицами.

15. При вскрытии конвертов проверяются правильность адресования, целостность упаковки, комплектность документов и приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным (исходящим) номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый (входящий регистрационный) номер и дата поступления. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.

При  обнаружении  повреждения  конверта  (бандероли),  при  отсутствии документов  или  приложений  к  ним  составляется  акт  в  двух  экземплярах:  первый экземпляр остается у секретаря-делопроизводителя, второй приобщается к поступившему материалу и направляется отправителю.

16. Ошибочно  доставленная  корреспонденция  пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

17. Конверты,  как  правило,  уничтожаются.  Сохраняются  конверты к обращениям граждан, к документам судебных инстанций.

18. В  процессе  первоначальной  обработки  проверяется  комплектность  и  целостность  документов и  приложений  к  ним;  документы  распределяются  на  регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемая  корреспонденция  –  брошюры,  рекламные  предложения, статистические  материалы,  поздравительные  открытки  и  телеграммы.

19. Регистрация  документа  в  СЭД – внесение  данных  о  документе  в  СЭД с  заполнением  всех  обязательных  полей  (указанием  регистрационного  номера, даты  регистрации,  номе радела,  корреспондента,  содержания,  адресатов,  вида документа, подписавшего лица и др.).

21. Регистрации  подлежат  все  документы,  требующие  исполнения  или используемые в справочных целях и для ознакомления. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

Корреспонденция,  поступившая  по  электрической  связи  (факсограммы, электронные письма), регистрируется в общем порядке.  

Входящие (Приложение №1) и исходящие (Приложение №2) документы регистрируются раздельно.

22. Регистрация  производится  в  пределах  групп  в  зависимости  от  вида документа:

1)  в  приёмной Главы Кривошеинского района (Главы Администрации)  регистрируются  поступившие  правовые  акты  федеральных органов  государственной  власти,  корреспонденция  от  юридических  лиц,  официальные  документы,  подписанные  Главой Кривошеинского района (Главой Администрации), либо лицом, замещающим его, служебные письма, доверенности, протоколы, постановления  и  распоряжения  Администрации Кривошеинского района;

2) у специалиста по обращениям  граждан и контролю за исполнением документов –  письменные и устные обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, перечни поручений;

3) у управляющего делами Администрации Кривошеинского района – правовые акты по личному составу, договоры, соглашения;

4) у специалистов, оказывающих муниципальные и государственные услуги – письменные и устные обращения заявителей, протоколы.

23. После первичной обработки документы передаются на резолюцию Главе Кривошеинского района (Главе Администрации), либо лицу, замещающего его.

24. Резолюция  включает  в  себя  содержание  поручений,  фамилии и  инициалы  исполнителей,  сроки  исполнения,  подпись  автора  резолюции  и  дату.

В случае указания в резолюции нескольких исполнителей  (соисполнителей) координацию работы осуществляет должностное лицо, указанное первым.

В  тексте  резолюции,  по  возможности  кратком,  должна  использоваться устоявшаяся терминология:

«На контроль»

«Внесите предложения»

«Для руководства»

«Для учета в работе»

«Для исполнения к указанному сроку» и т.п.

26. Рассмотренные  Главой Кривошеинского района (Главой Администрации), либо лицом, замещающим его документы  передаются секретарю - делопроизводителю для занесения в СЭД подписанной резолюции.

Все  последующие  резолюции  не  должны  искажать  содержания  поручений вышестоящего руководства, они могут уточняться и конкретизироваться.

27. При занесении в СЭД на  первой  странице  в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, в котором указаны название органа местного самоуправления, регистрационный номер и дата документа,  которые разделяются предлогом «от».

Регистрационный  номер  документа  включает  в  себя  индекс  дела в  соответствии  с  номенклатурой  дел,  номер  документа  в  регистрационном массиве в  пределах календарного  года и номер года.  Составные  части  регистрационного  номера  отделяются  друг от друга знаком слеш (/).

Регистрационный  номер  к  обращениям  граждан  включает  в  себя  первую букву  фамилии  обратившегося  лица,  обращениям  объединений  граждан, в  том  числе  юридических  лиц,  –  первую  букву  фамилии  лица,  подписавшего обращение,  порядковый  номер документа  в  регистрационном массиве в  пределах календарного  года и номер года,  например:  Л-26/16,  при  коллективном  обращении  граждан – кол-30/16, при анонимном обращении АИ-36/16. Регистрация обращений ведется в электронном виде и в журнале регистрации письменных обращений граждан.

Регистрационный  номер  к  заявлениям на предоставление муниципальной (государственной) услуги включает  в  себя  первую букву  фамилии  обратившегося  лица, порядковый  номер документа  в  регистрационном массиве в  пределах календарного  года и номер года, например:  Л-26/16. 

         28. Передача  зарегистрированного  документа  на  бумажном  носителе производится  исполнителям  в  соответствии  с  резолюцией через секретаря-делопроизводителя.

 

Прием и обработка документов,

поступивших по каналам факсимильной связи

29. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Поступившие факсограммы после регистрации и проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

30. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

 

Работа с обращениями и запросами депутатов всех уровней и членов Совета Федерации

Федерального Собрания Российской Федерации

31. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Томской области о статусе депутата.

32. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата (члена Совета Федерации), имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в Администрацию Кривошеинского района должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

33. Должностное лицо, которому направлен запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

При обращении члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, в Администрацию Кривошеинского района или к Главе Кривошеинского района соответствующие должностные лица безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 календарных дней со дня получения обращения) дают ответ и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. Если обращение требует дополнительной проверки или истребования каких-либо дополнительных материалов, должностные лица обязаны проинформировать об этом обратившегося члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

На запрос депутата Законодательной Думы Томской области, если иное не установлено действующим законодательством, ответ должен быть дан должностным лицом в письменной форме не позднее 15 календарных дней со дня его получения.

На обращение депутата Законодательной Думы Томской области, если иное не установлено действующим законодательством, должностное лицо, которому оно адресовано, обязано дать ответ в письменной форме не позднее 20 календарных дней со дня получения обращения, либо в иной срок, согласованный с инициатором обращения.

Порядок и сроки предоставления ответов на запросы и обращения депутатов Думы Кривошеинского района определяются в соответствии с действующим законодательством.

34. Обращения и запросы депутатов, и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

35. Управляющий делами Администрации Кривошеинского района  анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информирует об этом Главу Кривошеинского района (Главу Админгистрации).

 

Организация приема граждан,

рассмотрение их предложений, заявлений и жалоб

36. Личный прием граждан Главой Кривошеинского района (Главой Администрации) осуществляется в соответствии с графиком приема. На двери приемной помещается информация о времени и месте приема.

Прием посетителей заместителями Главы Кривошеинского района (Глава Администрации) ведется согласно расписанию по предварительной записи с заполнением Карточки личного приема гражданина (Приложение № 3).

Запись осуществляется в течение  рабочего времени того дня когда ведется прием, кроме выходных и праздничных дней. Письменные заявления, переданные на приеме, учитываются и рассматриваются в установленном порядке.

37. Руководители отделов Администрации Кривошеинского района несут персональную ответственность за оперативное рассмотрение обращений, организацию приема граждан и принятие соответствующих решений.

38. Все поступившие обращения граждан проверяются на повторность. Если это имеет место или ведется переписка, то новое обращение приобщается к уже имеющимся.

39. Если решение вопросов, поставленных в обращении гражданина, не относится к компетенции Администрации Кривошеинского района, оно в течение 7 календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с письменным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации, кроме случаев, предусмотренных федеральным законом.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

40. Письменные обращения и обращения в форме электронного документа регистрируются в течение трех дней с момента их поступления в орган местного самоуправления или должностному лицу, устные обращения - в день проведения личного приема. По требованию гражданина ему выдается документ, подтверждающий принятие обращения, с указанием даты принятия и входящего номера документа либо ставится отметка о принятии обращения на втором экземпляре обращения, который остается у гражданина, либо на копии обращения.

Зарегистрированные обращения в тот же день направляются для принятия решения и наложения соответствующих резолюций Главе Кривошеинского района (Главе Администрации) либо лицу, замещающему его.

41. Запрещается направлять жалобы на рассмотрение тем должностным лицам, решение или действия (бездействие) которых обжалуются.

42. Поступившие предложения, заявления и жалобы граждан должны быть рассмотрены и по ним должны быть приняты необходимые меры в течение 30 календарных дней со дня их регистрации в Администрации Кривошеинского района.

В тех случаях, когда для рассмотрения обращения требуется провести специальную проверку, запросить дополнительную информацию, а также в исключительных случаях, сроки рассмотрения обращения могут быть продлены руководителем органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом не более чем на 30 календарных дней с обязательным уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Продление оформляется до истечения срока рассмотрения обращения.

В случаях, когда последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

43. Контроль за соблюдением сроков исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан возлагается на управляющего делами Администрации Кривошеинского района.

44. Проекты ответов (ответы) о рассмотрении писем граждан передаются исполнителями в приемную для рассмотрения руководством Администрации Кривошеинского района. Ответ на обращение подписывается руководителем органа местного самоуправления, должностным лицом или уполномоченным на то лицом.

Обращение гражданина считается рассмотренным после направления ему мотивированного письменного ответа в пределах установленных сроков при условии, что рассмотрены по существу все вопросы, поставленные в обращении.

Ответы на устные обращения, если изложенные в них факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительного изучения и проверки, с согласия гражданина могут быть даны в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Исполненные обращения граждан снимаются с контроля, о чем делается отметка в регистрационной карточке. На каждом обращении граждан должны быть отметка "В дело", личная подпись лица, принявшего решение, и дата. Если по результатам рассмотрения в ответе даны обещания о выполнении просьбы заявителя, то такое обращение берется на дополнительный контроль.

Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившему в форме электронного документа.

Рассмотрение поступивших обращений подлежит рассмотрению в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации.

45. С целью своевременного устранения причин, порождающих обращения граждан, устные и письменные обращения анализируются. Управляющий делами Администрации Кривошеинского района ежеквартально представляет Главе Кривошеинского района (Главе Администрации) обобщенные сведения о поступивших письмах и жалобах.

46. Законченные рассмотрением предложения, заявления и жалобы граждан и относящиеся к ним документы систематизируются в хронологическом порядке, при большом объеме можно использовать тематическое хранение. Нерешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также относящиеся к ним и неправильно оформленные документы в дело помещать запрещается.

 

Регистрация и рассылка (отправка) созданных в

Администрации Кривошеинского района документов

47. Документы,  созданные  в  Администрации Кривошеинского района,  завизированные исполнителями  и  оформленные  в  соответствии  с  требованиями  настоящей Инструкции,  передаются  на  подпись Главе Кривошеинского района (Главе Администрации) либо лицу, замещающего его.

48. Проекты  исходящих  документов  и  других  официальных  документов в  бумажном  виде  визируются  соответствующими заместителями  Главы Кривошеинского района,  управляющим  делами Администрации  Кривошеинского района. 

49. Сотрудник,  передающий  документ  (например,  письмо)  к  подписи руководителя,  должен  проверить  текст  на  грамотность  и  наличие  необходимых  реквизитов:  адресата  (наименование  организации,  должность,  имя,  отчество и  фамилия  получателя),  заголовка,  отметки  об  исполнителе  с  указанием  его рабочего  телефона,  отметки  о  количестве  листов  и  экземпляров  приложений.

Если  документ  является  ответом  на  поступившее  в  Администрацию  письмо, проверяется  ссылка  на  его  номер  и  дату  и  наличие  в  представленном  к  подписи пакете документов.

50. Подписанные  Главой Кривошеинского района (Главой Администрации), либо лицом, замещающим его,  документы  направляются в приёмную для регистрации, адресной рассылки и  организации  хранения  оригиналов  (правовые  акты,  протоколы)  или  копий  (письма,  доверенности),  завизированных  проектов документов или листов согласования к  проектам, вариантов текстов, а также иных  прилагаемых материалов.

 Подписанные  Главой Кривошеинского района (Главой Администрации), либо лицом, замещающим его ответы на  обращения граждан и поручения направляются специалисту по обращению граждан и контролю за исполнением документов для регистрации, адресной рассылки и  организации  хранения  оригиналов  (перечни поручений, ответы на поручения Главы  Кривошеинского района (Главы Администрации))  или  копий ответов (обращения граждан, поручения).

51. Исходящие документы регистрируются в день их подписания с отметкой о направлении копии в соответствующее дело

52. Принимая документы на отправку, секретарь-делопроизводитель приемной должен проверить правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Поступившие  на  регистрацию  неправильно  оформленные  или  имеющие ошибки  документы  возвращаются  исполнителю  на  доработку  и  повторную подпись.

В обязанности секретаря- делопроизводителя приемной не входит проверка текста документа на предмет выявления стилистических, лексических и грамматических ошибок. Ответственность за правильное и грамотное оформление документа возлагается на исполнителя.

         53. Оформление регистрационного номера зависит от вида документа:

1) номер  правового  акта  (постановления,  распоряжения)  состоит из порядкового номера  в пределах календарного года (отдельно по каждому виду документа),  к  которому  в  зависимости  от  вида  добавляются  буквенные обозначения:

постановление Администрации Кривошеинского района  № 143;

распоряжение Администрации Кривошеинского района № 143-р;

Для  регистрации  правовых  актов  по  кадровым  вопросам  применяются номера  с  добавлением  буквенного  обозначения  –  15-к;

2) номер  исходящего  документа,  подписанного  Главой Кривошеинского района (Главой Администрации) либо лицом, замещающим его,  состоит  из  индекса  дела в  соответствии  с  номенклатурой  дел, номера  документа  в  регистрационном массиве в пределах календарного года и номера года.

Например:  № 02-10-435/17-0,  где  02-10 – индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, 435 – порядковый номер документа, 17-0 – номер года.

54. При  направлении  документа  на  бумажном  носителе  более  чем  в  четыре  адреса составляется список рассылки по следующему образцу:

 

 

 

 

«СПИСОК РАССЫЛКИ»

_____________________________________________________________________________

(Вид документа, его наименование, дата и номер)

Р А З О С Л А Т Ь:

 

Подразделение, организация, должностное лицо

Адрес*

Количество

экземпляров

1. Администрация Володинского сельского поселения

-

1

2. Администрация Петровского сельского поселения 

-

1

3. Совет муниципальных образований Томской области

-

1

4. Прокуратура Кривошеинского района

-

1

5. Законодательная Дума Томской области

-

1

 

Исполнитель:                     Личная подпись                И.О.Фамилия                      Телефон:

*Адреса корреспондентов, с которыми осуществляется постоянное взаимодействие, могут не указываться

 

55. Количество экземпляров документа, предъявляемого к отправке, должно обеспечивать его направление по всем указанным адресам рассылки.

56. Все  поступившие  на  отправку  документы  рассылаются  не  позднее  следующего рабочего дня.

Секретарь-делопроизводитель ежедневно (в рабочие дни) производит обработку подписанных и  зарегистрированных  документов  для  рассылки  (отправки).  При  этом производится  сортировка  рассылаемой  корреспонденции, адресование, вложение в  конверты,  заклеивание, маркировка и передача на отправку.

57. Отправка  документов  из  Администрации Кривошеинского района в  государственные  органы, физическим  и  юридическим  лицам осуществляется почтовой  (простой  и  заказной),  специальной,  электрической (телеграммы, факсограммы, электронные сообщения) связью.

Для  обеспечения  своевременной  рассылки  (отправки)  документов исполнителем указывается вид доставки, а при необходимости – адрес.

Отправляемые  средствами  электрической  связи  сообщения  должны предварительно  подписываться  руководителем  и  регистрироваться  на  бумажном  носителе в общем порядке.  Подписанные оригиналы отправленных электросвязью документов направляются адресатам или передаются на хранение секретарю-делопроизводителю.

Отправка  пакетов  документов,  а  также  соглашений,  договоров,  бюджетных заявок и прочих осуществляется с сопроводительными письмами.

Документы, отправляемые адресату по одному и тому же вопросу, должны быть вложены в один конверт.

Адресатам в пределах Кривошеинского сельского поселения документы могут вручаться под расписку в разносной книге.

58. Отправка секретных документов и документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется специалистом по мобилизационной работе в порядке, определенном соответствующими инструкциями.

59. Подписанные  Главой Кривошеинского района (Главой Администрации), либо лицом, замещающим его договоры (соглашения)  после  подписания  второй  стороной  или  другими  сторонами  направляются  управляющему делами Администрации Кривошеинского района для  регистрации и организации  хранения  подлинников  документов,  а  также  прилагаемых  листов согласования и исходных материалов.

60. Зарегистрированные  протоколы,  перечни  поручений  Главы Кривошеинского района (Главы Администрации)  направляются исполнителям  в  соответствии  со  списками  рассылки  в  электронном  виде и на бумажном носителе. Оригиналы документов подшиваются в дела.

61. Копии  зарегистрированных  документов  правовых актов, заверенные печатью направляются на бумажном носителе согласно спискам рассылки.

 

3.  Подготовка правовых актов Администрации Кривошеинского района

62. Подготовка  правовых  актов  осуществляется  в  соответствии  с  Законом Томской  области  от  7 марта  2002  года  № 9-ОЗ  «О  нормативных  правовых  актах Томской  области»  и  постановлением  Администрации Кривошеинского района от 22.03.2016  № 94  «О  Регламенте  работы  Администрации Кривошеинского района».

63. В Администрации Кривошеинского района издаются следующие виды правовых актов:

постановление – нормативный  правовой  акт,  направленный на  установление,  изменение  или  отмену  правовых  норм  (правил  поведения), обязательных  для  неопределенного  круга  лиц,  рассчитанных  на  неоднократное применение,  действующих  независимо  от  того,  возникли  или  прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом;

распоряжение – правовой  акт,  издаваемый  для  решения  оперативных, организационных,  кадровых  и  других  текущих  вопросов,  не  имеющих нормативного характера, содержащий индивидуальные предписания, рассчитанные на однократное применение и адресованные конкретному лицу (лицам).

Правовые акты по вопросам, входящим в компетенцию Администрации Кривошеинского района и Главы Кривошеинского района (Главы Администрации), принимаются в форме постановлений и распоряжений Администрации Кривошеинского района и оформляются на специальных бланках по форме согласно приложениям № 4 и № 5 к настоящей Инструкции.

Распоряжения по личному составу печатаются на бланках унифицированных форм Т-1 - Т-11а.

64. Подготовка документов осуществляется в следующем порядке: составление проекта документа, согласование и визирование, печатание, подписание, регистрация и рассылка адресатам.

65. Проекты постановлений и распоряжений по поручению Главы Кривошеинского района (Главы Администрации) и его заместителей, управляющего делами, по заявлениям граждан или организаций, а также при необходимости готовят руководители структурных подразделений Администрации Кривошеинского района или подчиненные им исполнители.

66. В  ходе  подготовки  правового  акта, исполнитель разрабатывает его содержание  в  соответствии  с  действующим  законодательством,  готовит предложения  об  изменении  или  признании  утратившими  силу  ранее  изданных правовых  актов  или  их  частей,  обеспечивает  экономическую,  юридическую  и финансовую экспертизу проекта.

К проекту правового акта готовится пояснительная записка, где указываются мотивы  внесения  проекта,  обоснование  и  суть  вопроса,  оценка  возможных последствий  принятия  предлагаемых  решений  и  которая  подписывается руководителем.

67. Подготовленный проект постановления, распоряжения в обязательном порядке должен содержать фамилию, инициалы, рабочий телефон исполнителя и его подпись. В правом верхнем углу документа должно стоять слово "Проект".

68. Ответственность за содержание проектов постановлений и распоряжений Администрации Кривошеинского района и соответствие их требованиям настоящей Инструкции несут исполнитель и руководители структурного подразделения Администрации Кривошеинского района, в которых подготовлен документ, а также заместители Главы Кривошеинского района либо управляющий делами Администрации Кривошеинского района, в чьей компетенции находится решение данного вопроса.

69. Проекты постановлений и распоряжений после визирования их в порядке, установленном п. 77 настоящей Инструкции, перепечатываются исполнителем (без слова проект) и передаются на подпись Главе Кривошеинского района (Главе Администрации).

Ответственность за согласование и визирование документа несет исполнитель.

70. Если  в  правовой  акт  неоднократно  вносились  изменения,  которые затрудняют его чтение и применение, или выявилось наличие нескольких правовых актов по одному и тому же вопросу, разрабатывается единый правовой акт. В  него включаются  новые,  а  также  содержащиеся  в  принятых  правовых  актах предписания, а изданные ранее правовые акты признаются утратившими силу.

71. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов: о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности его содержания; соответствии документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию органа (учреждения), издающего документ.

Согласование проектов документов производится с учреждениями, предприятиями, организациями, органами и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Если  правовыми  актами  создаются  совещательные  или  консультативные органы – рабочие  группы,  советы,  оргкомитеты  и  т.п.,  проводится  согласование  с  каждым  должностным  лицом,  включенным  в  состав  указанных  органов (допускается  согласование  по  телефону,  в  ходе  совещаний  и  т.д.),  в  листе согласования  при  этом  делается  отметка,  заверенная  подписью  исполнителя  проекта:  «С  членами  рабочей  группы  согласовано».  В  обязательном  порядке производится  согласование  участия  в  создаваемых  органах  должностных  лиц, не  являющихся  работниками  Администрации Кривошеинского района.

Согласование может производиться как внутри органа или учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными органами).

72. Согласование проекта правового акта оформляется визами согласования. Разработчик  текста  проекта  готовит  лист  согласования  (Приложение 6), на котором в левом нижнем углу указывает свою фамилию, имя, отчество и номер телефона. На  листе  согласования  к  проекту  правового  акта  должны  быть  визы.  Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

 

 

Руководитель отдела опеки и попечительства           (подпись)         А.М. Иванов       07.04.2017

 

73. При наличии у лица, согласовывающего (визирующего) проект правового акта, замечаний, особого мнения об этом делается отметка на листе согласования.

Особое  мнение  излагается  отдельно  в  виде  заключения  и  прилагается  к  проекту правового акта. В этом случае виза оформляется следующим образом:

 

    Замечания прилагаются.

    Управляющий делами Администрации Кривошеинского района

    Личная подпись                                               А.С.Иванова

    28.01.2017

 

Не  допускаются  исправления  и  дополнения  текста  проекта  правового  акта, выполненные карандашом.

74. Проект  правового  акта  подлежит  возврату  исполнителю  для  доработки и  повторного  визирования,  если  в  представленной  редакции  проект  признается не подлежащим  согласованию  (отсутствие  необходимых  виз,  низкое  качество текста,  наличие  отрицательных  заключений  и  неустраненных  принципиальных разногласий  по  содержанию,  отсутствие  информации  о  должностном  лице, ответственном  за  разъяснение  положений  правового  акта,  если  его  принятие затрагивает  интересы  населения  Кривошеинского района  и  (или)  вопросы  социально-экономического развития Кривошеинского района).

Повторного  визирования  не  требуется,  если  в  ходе  согласования  в  проект правового акта внесены уточнения, не меняющие его сути.

75. Срок  согласования  проекта  правового  акта  не  должен  превышать  двух  рабочих  дней  после  дня  его  поступления, а в случае большого объема правового акта, либо необходимости дополнительного согласования проекта муниципального правового акта, срок согласования может быть продлен управляющим делами до 5 рабочих дней.

Проекты муниципальных правовых актов об утверждении положений, порядков, регламентов, муниципальных программ, муниципальных долгосрочных целевых программ, ведомственных целевых программ, об установлении тарифов, а также проекты муниципальных правовых актов о внесении изменений в указанные муниципальные правовые акты путем изложения содержащихся в них положений, порядков, регламентов, муниципальных программ, муниципальных  долгосрочных целевых программ, ведомственных целевых программ в новой редакции подлежат визированию в срок не более 10 рабочих дней.

76. Ответственными за своевременную подготовку проекта правового акта являются руководитель органа Администрации, подготовившего правовой акт, и заместители Главы Кривошеинского района, курирующие деятельность данного органа, муниципального служащего  Администрации.

Процедуру  согласования,  сроки  визирования  проекта  правового  акта отслеживает разработчик документа.

77. Подготовленные проекты правового акта обязательно согласовываются в следующем порядке со следующими должностными лицами:

1) руководителем должностного лица, подготовившего проект правового акта;

2) курирующим заместителем Главы Кривошеинского района;

3) в случае разработки проекта правового акта, исполнение которого требует финансового обеспечения -  с руководителем Управления  финансов Администрации района;

4) Первым заместителем Главы Кривошеинского района;

5) юрисконсультом Администрации;

6) управляющим делами Администрации.

Виза управляющего делами Администрации Кривошеинского района проставляется на документе последней.

78. Проекты муниципальных нормативных правовых актов Администрации Кривошеинского района после согласования (визирования) проекта управляющим делами Администрации Кривошеинского района либо лицом, замещающим его,  направляются в органы прокуратуры, осуществляющие надзор за соблюдением Администрацией Кривошеинского района и Главой Кривошеинского района (Главой Администрации) Конституции Российской Федерации и исполнением законов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствии с установленным распределением полномочий для заключения в порядке, установленном Регламентом работы Администрации Кривошеинского района.

Проект муниципальных нормативных правовых актов Администрации Кривошеинского района направляется сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем документа за подписью Главы Кривошеинского района (Главы Администрации) либо, по согласованию с органом прокуратуры РФ, в электронном виде.

79. При получении отрицательного заключения органа прокуратуры на проект нормативных муниципальных правовых актов Администрации Кривошеинского района по поручению Главы Кривошеинского района (Главы Администрации) указанные в нем замечанию незамедлительно рассматриваются исполнителем, подготовившим муниципальных нормативных правовых актов Администрации Кривошеинского района.

По результатам рассмотрения отрицательного заключения органа прокуратуры на проект муниципальных нормативных правовых актов Администрации Кривошеинского района Главой Кривошеинского района (Главой Администрации) принимается одно из решений:

1) в случае согласия с указанными в заключении замечаниями – решение о доработке проекта муниципальных нормативных правовых актов Администрации Кривошеинского района и повторном направлении его в прокуратуру;

2) в случае несогласия с указанными в заключении замечаниями – решение о принятии муниципальных нормативных правовых актов Администрации Кривошеинского района и информировании прокуратуры с указанием мотивов принятого решения;

80. Согласование проекта документов проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

 

Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Главный врач ОГАУЗ «Кривошеинская  РБ»

________________ _________________________

личная подпись      инициалы, фамилия

07.04.2017

 

Если согласование осуществляется документом (письмо, протокол, решение и т.д.), гриф согласования оформляется по следующей форме:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Письмо Росархива

от 30.03.2017 № 01-15/155-К

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Все замечания докладываются Главе Кривошеинского района (Главе Администрации), подписывающему документ.

81. Проекты постановлений и распоряжений на подпись Главы Кривошеинского района (Главы Администрации) не представляются и возвращаются на доработку в случаях:

1) отсутствия необходимых и обязательных согласований и виз должностных лиц;

2) отсутствия заключения органов прокуратуры на проект муниципального нормативного правового акта Администрации Кривошеинского района (кроме случаев, когда заключение органов прокуратуры не было получено в сроки, указанные в сопроводительном письме, - в этом случае к проекту муниципального правового акта должна быть приложена копия сопроводительного письма о направлении проекта в органы прокуратуры);

3) неустраненных принципиальных разногласий по содержанию проектов.

82. В случае не устранения разногласий по проекту правового акта в течение 3-х рабочих дней решение по его окончательному варианту принимает Глава Кривошеинского района (Глава Администрации).

83. Правовые  акты  с  листами  согласования  и  другими материалами  поступают  секретарю - делопроизводителю  для  регистрации, ввода в базу данных  СЭД с последующей передачей их Главе Кривошеинского района (Главе Администрации).

84. Нумерация принятых постановлений и распоряжений ведется с начала и до конца календарного года. Регистрация осуществляется в журналах регистрации (Приложение № 7) постановлений и распоряжений в СЭД.

85. Подлинники правовых актов подписываются ручкой-роллером (в том числе шариковой) с пастой или гелем синего или фиолетового цвета.

86. Подписанные Главой Кривошеинского района (Главой Администрации) постановления и распоряжения передаются исполнителю для копирования (тиражирования) в бумажном варианте и направлению в электронном варианте в электронную базу постановлений и распоряжений Администрации Кривошеинского района, после чего направляются в соответствии со списком рассылки.

За направление постановлений и распоряжений Администрации Кривошеинского района,  для введения в электронную базу ответственность несёт исполнитель, подготовивший правовой акт.

Принятые муниципальные нормативные правовые акты на электронном и бумажном носителях и иные дополнительные сведения, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации и Томской области, в установленном порядке направляются в исполнительный орган государственной власти Томской области, уполномоченный Губернатором Томской области на организацию и ведение Регистра муниципальных нормативных правовых актов в Томской области.

87. Постановлени

Фотогалерея